Contattare le associazioni culturali francesi: si parla direttamente a chi decide

L'unico interlocutore che decide davvero

Quando scrivete a una sala comunale, il vostro messaggio attraversa un ufficio cultura, a volte un assessore, a volte una commissione. Quando scrivete a un'associazione culturale, scrivete alla persona che programma. Decide lei, firma lei, e vi risponde lei.

È la particolarità di questo circuito, e ciò che ne fa la strada più breve tra un'email e una data. Le associazioni culturali francesi organizzano concerti, festival, stagioni di spettacolo dal vivo, serate a tema — e lo fanno con mezzi propri, senza passare da una gerarchia.

Festival che non si presentano come tali

Il pacchetto contiene oltre 960 festival e 63 MJC riconoscibili dal nome. È un punto da capire prima di aprire il file: molti di questi festival sono giuridicamente delle associazioni e non compaiono da nessuna parte con l'etichetta «festival». Programmano però ogni anno, a volte da vent'anni, e nessuno li contatta perché nessuno sa che esistono.

Come programmano queste strutture

Un'associazione funziona con un bilancio votato in assemblea, generalmente in autunno per l'anno successivo. Le decisioni di programmazione si prendono in direttivo, in poche persone, spesso volontarie. Questo cambia due cose per voi.

Primo il ritmo: nessuno vi risponderà in ventiquattro ore, perché chi vi legge ha un lavoro a fianco. Calcolate due o tre settimane, e sollecitate una volta — con garbo, senza rimprovero. Un sollecito a tre settimane qui è normale.

Secondo il calendario: scrivete tra settembre e dicembre per la stagione successiva. A marzo la programmazione è chiusa e il bilancio impegnato.

Cosa pesa nella loro decisione

Un'associazione non ragiona come un locale commerciale. Non cerca soltanto di riempire: cerca di portare avanti il proprio progetto, di soddisfare i soci e di non mettersi in difficoltà economica. Tre argomenti funzionano, in quest'ordine:

• Il rischio economico. Un cachet fisso contenuto, o una formula a cappello con un minimo garantito, rassicura molto più di una tariffa alta accompagnata da un discorso sulla vostra notorietà.
• L'autonomia tecnica. Molte di queste strutture suonano in sale polivalenti senza tecnico. Dire che arrivate con il vostro impianto e montate in un'ora cambia tutto.
• Il legame con il loro pubblico. Un'associazione ha soci, un territorio, a volte un tema. Un messaggio che dimostra che avete letto il loro scopo vale dieci messaggi generici.

Gli errori che fanno fallire un contatto qui

Trattare un'associazione come una sala. Inviare una scheda tecnica di sei pagine e una tariffa da tournée a un direttivo di volontari è il modo migliore per non ricevere mai risposta. Non hanno un tecnico che legga la scheda, né il budget per la tariffa.

Scrivere nel momento sbagliato. Un'email ad aprile per l'estate successiva arriva dopo la chiusura del bilancio. La stessa email in ottobre arriva mentre costruiscono la stagione.

Non dire da dove venite. Queste strutture programmano volentieri artisti della loro regione o di una vicina, per ragioni di costo di trasferta oltre che di radicamento. Indicate la vostra città: a volte è ciò che innesca la risposta.

Quanto chiedere, e come formularlo

Non pubblichiamo un tariffario per questo segmento, perché non ne esiste uno: un'associazione di paese e un festival associativo di tre giorni non giocano nello stesso ordine di grandezza. Ciò che si trasferisce, invece, è il modo di presentare il prezzo.

Indicate un importo, non una forbice. «Tra 400 e 900 € secondo la formula» obbliga il vostro interlocutore a scegliere, quindi a riflettere, quindi a rimandare. Proponete una formula precisa con il suo prezzo, e accennate che esiste una versione ridotta se il budget è stretto.

Precisate cosa è compreso: durata del set, numero di persone, impianto audio, trasferta. Un cachet che sembra alto ma include tecnica e viaggio è spesso meno caro, alla fine, di una tariffa bassa con spese a parte. I volontari che chiudono un bilancio lo capiscono benissimo — bisogna però scriverglielo.

Cosa contiene il pacchetto, e cosa no

9 222 associazioni culturali francesi a 99 €, presenti in 97 dipartimenti. Ogni riga porta un'email verificata tecnicamente e, nella quasi totalità dei casi, la città e il CAP.

Il resto è più disomogeneo, ed è bene saperlo prima di comprare: l'indirizzo postale manca su circa tre righe su quattro, e il telefono su quasi due su tre. È coerente con la natura dell'ambiente — molte associazioni non hanno una sede e si contattano via email — ma se contavate di telefonare a tutti, non è lo strumento giusto.

Un modo di procedere

Filtrate per dipartimento, poi ordinate per nome per individuare festival e MJC: sono i vostri bersagli migliori, hanno un bilancio e un pubblico consolidato. Prendetene quaranta, scrivete un messaggio breve a ciascuno, e annotate in una tabella la data di invio e quella del sollecito. Questo circuito premia la regolarità molto più del volume.

Se puntate più largo, il pacchetto festival di musica e quello delle sale da spettacolo coprono lo stesso territorio da un altro angolo, con interlocutori professionali e tempi più lunghi.