Contattare i festival italiani: 414 indirizzi, e un calendario che si decide d'inverno

414 indirizzi, un sito per ciascuno, e nient'altro

Meglio dirlo prima dell'acquisto che lasciarvelo scoprire aprendo il file: questo pacchetto contiene 414 festival italiani, ognuno con un indirizzo email verificato e un sito web. Non contiene alcun numero di telefono, alcun indirizzo postale, e la città è indicata solo in un caso su cinque circa.

È una lacuna reale. Dipende dalla natura di queste realtà: un festival italiano non è un luogo, è un'organizzazione stagionale. Molti non hanno un ufficio aperto tutto l'anno, cambiano sede amministrativa quando cambia il presidente dell'associazione, e pubblicano una sola porta d'ingresso — l'email della direzione artistica e il sito.

Perché qui il telefono mancante costa poco

Su altri circuiti sarebbe un problema serio: una serata in un pub non si ottiene scrivendo, bisogna telefonare. Per un festival è esattamente il contrario. Le direzioni artistiche non prendono quasi mai in considerazione una candidatura arrivata per telefono, e molte lo scrivono chiaramente sul sito: le proposte passano per email o tramite un modulo. Una telefonata finisce a un volontario di turno che vi rimanderà all'indirizzo che avete già nel file.

Quello che serve per candidarsi non è un centralino: è sapere a chi state scrivendo e cosa quella struttura programma davvero. Queste due informazioni ce le avete.

Tutto si gioca tra novembre e febbraio

L'errore più costoso su questo circuito non è scrivere male, è scrivere tardi. Un festival che si tiene a luglio ha chiuso il programma tra gennaio e marzo — a volte prima, se dipende da un contributo regionale votato a fine anno. Scrivere a maggio significa arrivare quando i contratti sono firmati e il budget consumato, e raccogliere un «forse l'anno prossimo» che non costa niente a nessuno.

La finestra utile va da novembre a febbraio. Una candidatura inviata a dicembre per l'estate successiva non è affatto prematura: è il ritmo normale del mestiere, e una direzione artistica che riceve il vostro messaggio in quel momento ha ancora spazi e soldi. Trattate quindi questo file come un calendario, non come una lista: un'ondata a novembre, un breve sollecito a gennaio, e siete nel tempo giusto.

L'edizione successiva comincia il giorno dopo la precedente

Se scoprite questo file in piena estate, non lasciatelo lì. Scrivete comunque, ma cambiate l'oggetto del messaggio: non vi candidate per l'edizione in corso, vi presentate per quella dopo. È il periodo dell'anno in cui gli organizzatori pensano di più alla programmazione, e in cui un messaggio ben fatto finisce in una cartella «da rivedere» invece che nel cestino.

Il sito fa metà del lavoro

Tutte le 414 schede hanno un sito. Aprirlo prima di scrivere richiede cinque minuti e cambia la risposta che otterrete.

Ci troverete tre cose. La linea artistica reale, prima di tutto: guardate i due o tre cartelloni più recenti, non la pagina «chi siamo», che è sempre più larga della programmazione effettiva. Poi le date dell'edizione precedente, che vi danno il calendario probabile della successiva e il momento giusto per scrivere. Infine la procedura di candidatura, spesso con una scadenza — quando c'è, vale più di qualsiasi consiglio di questa guida.

Scrivere a una direzione artistica

Un direttore di festival riceve ogni inverno centinaia di proposte, quasi tutte identiche. Tre cose fanno la differenza, e nessuna richiede talento di scrittura.

Nominate il festival e l'edizione nella prima frase: è la prova immediata che il messaggio non è un invio di massa. Mettete un solo link, ascoltabile in trenta secondi senza registrazione né download. E dite da dove partite e quanto costate — un programmatore italiano indeciso tra due proposte equivalenti sceglierà sempre quella di cui può stimare il budget senza doverne richiedere il dettaglio.

Cosa fa scartare una candidatura

Il dossier da venti megabyte in allegato, che non passa i filtri e non verrà mai aperto. Il link che obbliga a registrarsi per ascoltare. L'invio di massa evidente, con quaranta indirizzi in copia o un «Buongiorno» che non nomina nessuno. E l'inglese sistematico: le grandi manifestazioni lo leggono senza problemi, ma un festival di provincia gestito da tre volontari non risponderà a un messaggio che deve tradurre. Poche righe in italiano, anche imperfette, valgono più di un inglese impeccabile.

Un'ultima cosa, meno ovvia: non nascondete la distanza. Un festival che vi sa a mille chilometri e a cui proponete una soluzione — una data incastrata con un'altra della stessa zona, un rimborso ragionevole — vi prenderà più volentieri di un candidato più vicino ma vago sulle condizioni.

Un file stagionale, da lavorare a ondate

414 indirizzi non si contattano in una sera, e soprattutto non tutti allo stesso modo. Divideteli: i festival la cui linea artistica corrisponde davvero a quello che fate meritano un messaggio scritto a mano, gli altri possono ricevere una presentazione più generale. Poi riaprite il file l'inverno seguente. Su questo circuito il secondo anno rende quasi sempre più del primo: il vostro nome è già passato una volta sotto gli occhi di chi decide.