Proporre un concerto a un comune francese: a chi scrivere, quando e come?

Un comune francese non compra un concerto, riempie un calendario

È il malinteso di partenza della maggior parte delle proposte inviate ai comuni. L'artista scrive per proporre il proprio spettacolo; il comune, invece, cerca di riempire appuntamenti che esistono già e che tornano ogni anno: la festa patronale, il 14 luglio, la Festa della musica, il mercatino di Natale, le Giornate del patrimonio, l'inaugurazione di una struttura, il pranzo degli anziani.

La vostra proposta ha molte più possibilità di essere letta se si aggancia a uno di questi appuntamenti. « Vi propongo un concerto » finisce senza risposta. « Per la vostra festa di luglio, ecco una formula di 2 x 45 minuti, impianto autonomo, 900 € IVA inclusa » entra direttamente in una casella del planning.

Chi decide davvero in un comune

L'organigramma cambia completamente a seconda della dimensione del comune, e scrivere alla persona sbagliata è la prima causa di silenzio.

• Piccoli comuni: la decisione spetta al sindaco (maire) e all'assessore delegato alle feste, alle cerimonie o alla cultura. Il punto d'ingresso pratico è la segreteria comunale, che filtra e trasmette. Molto spesso l'organizzazione concreta è delegata a un comité des fêtes, un'associazione che riceve un contributo comunale e sceglie da sé gli artisti.
• Comuni medi: esiste un servizio cultura, eventi o animazione. Cercate il responsabile di quel servizio, non l'eletto.
• Città: direzione degli affari culturali, servizio manifestazioni pubbliche, a volte un ente dedicato. La programmazione è spesso chiusa con un anno di anticipo.

Dopo ogni rinnovo dei consigli comunali le deleghe cambiano di mano. Un elenco di eletti che risale alla legislatura precedente vi farà scrivere a persone che non decidono più. Una telefonata di trenta secondi alla segreteria vale più di dieci email inviate alla cieca.

Il calendario di bilancio: la variabile che nessuno guarda

Un comune spende solo ciò che è stato iscritto a bilancio. Il budget primitif si vota a inizio anno civile, di norma nel primo trimestre o in primavera. Tutto ciò che non vi compare dovrà passare da una variazione di bilancio, cosa che un servizio evita quando può.

La conseguenza pratica è diretta: il periodo in cui le vostre idee possono ancora entrare in un bilancio è l'autunno, quando i servizi preparano le richieste di stanziamento per l'anno successivo. Una volta votato il bilancio le somme sono fissate, ma la programmazione resta da fare: è lì che si gioca la seconda finestra.

• Da settembre a dicembre: i servizi quantificano l'anno successivo. Finestra ideale per entrare in uno stanziamento.
• Da gennaio a marzo: il bilancio è votato o in votazione, si costruisce la programmazione estiva. Seconda finestra migliore.
• Aprile-maggio: si fissano la Festa della musica e il 14 luglio. Un sollecito breve può ancora intercettare una data rimasta libera.
• Da giugno a settembre: la stagione è in corso, le squadre sono sul campo. È il momento di farsi conoscere, non di vendere. Nello stesso periodo si prepara il mercatino di Natale: molti artisti scrivono a novembre, quando tutto è già firmato.

Il quadro amministrativo: senza, nessuna data si conclude

Un comune è un pagatore pubblico. Non può saldare una prestazione su una semplice promessa. Prima ancora di parlare di musica, preparate:

• Un preventivo nominativo con un prezzo IVA inclusa, la data, il luogo, la durata e il numero di artisti. Un servizio costretto a richiamarvi per conoscere la tariffa raramente lo farà.
• Una posizione fiscale identificabile. Se siete un artista italiano che si esibisce in Francia, dovete poter emettere una fattura utilizzabile da un ente pubblico francese e conoscere il trattamento IVA intracomunitario. Se la prestazione è occasionale, il comune può ricorrere al GUSO, lo sportello unico francese dello spettacolo occasionale.
• Un'attestazione di assicurazione RC professionale, quasi sempre richiesta.
• Coordinate bancarie e fattura conformi. Il pagamento pubblico passa da un mandato amministrativo: i tempi non hanno nulla a che vedere con quelli di un locale o di un matrimonio.

Per i diritti d'autore è l'organizzatore della manifestazione che dichiara la serata e paga i diritti — il comune, o l'associazione se organizza lei. Voi fornite l'elenco dei brani eseguiti. Dirlo nella proposta rassicura subito un servizio che ha già avuto brutte sorprese.

Gli errori che fanno fallire una proposta a un comune

• Scrivere all'indirizzo generico senza nome. Un messaggio senza destinatario identificato viene trattato come posta indesiderata interna.
• Scrivere a maggio per suonare a luglio. Sui grandi appuntamenti arrivate dopo la firma.
• Non indicare il prezzo. Il servizio deve verificare che la prestazione rientri nello stanziamento. Senza importo non può fare nulla del vostro messaggio.
• Allegare un dossier pesante. Le caselle di posta pubbliche bloccano spesso gli allegati voluminosi. Un link video, una pagina, basta.
• Ignorare il comité des fêtes. In molti paesi è lui a scegliere e il comune si limita a finanziare.
• Proporre un progetto che non rientra in nessuna casella. Un comune non crea un evento per un artista sconosciuto: cerca di vestire un evento che organizza già.
• Trascurare i vincoli del luogo. Piazza all'aperto, alimentazione elettrica limitata, ordinanza comunale sul rumore, orario di fine imposto: dire subito che siete autonomi con l'impianto e che rispetterete l'orario è un argomento commerciale, non un dettaglio tecnico.
• Scrivere in italiano. Scrivete in francese, anche imperfetto. Una segreteria comunale francese raramente tradurrà per voi.

Il caso della regione PACA

La Provenza-Alpi-Costa Azzurra riunisce due profili di comuni molto diversi, e lo stesso messaggio non funziona su entrambi.

Sulla costa e nelle grandi aree urbane (Bouches-du-Rhône, Var, Alpi Marittime), i budget per l'animazione estiva sono più alti, ma la concorrenza è reale e i servizi si aspettano un dossier professionale, una scheda tecnica e referenze all'aperto.

Nell'entroterra e nelle zone di montagna (Alpes-de-Haute-Provence, Hautes-Alpes, alto Var, alto Vaucluse), gli stanziamenti sono più modesti ma la domanda è costante e la concorrenza molto più debole: pochi artisti si prendono la briga di scrivere a un comune di trecento abitanti. La tradizione delle feste votive distribuisce la stagione da giugno a settembre, e un comune soddisfatto ne parla ai vicini.

È proprio questa densità di piccoli comuni a rendere praticabile la prospezione municipale nel Sud: il nostro pack Mairies PACA riunisce 963 comuni dei sei dipartimenti della regione (04, 05, 06, 13, 83 e 84) a 49 €, evitando di ricostruire l'elenco comune per comune. È un pack francese, ed è utile a un artista italiano che punta sul mercato francese quanto a un artista che vive sul posto.

Trasformare un comune in cliente ricorrente

La prospezione verso i comuni ha una caratteristica rara: si ripete ogni anno, nelle stesse date, con gli stessi interlocutori. Una data suonata bene non è una data, è l'inizio di una voce di bilancio.

• Fatturate in fretta e correttamente. Un artista la cui fattura è conforme al primo colpo alleggerisce il servizio contabilità, che se ne ricorda.
• Inviate foto utilizzabili. I comuni alimentano un bollettino, un sito e i social. Fornire tre foto libere da diritti della serata è un servizio concreto.
• Riprendete contatto a settembre, non in primavera: proponete di bloccare la stessa data l'anno successivo mentre il servizio prepara il bilancio.
• Chiedete di essere presentati. Eletti e segretari comunali si incontrano a livello intercomunale. Una raccomandazione tra comuni vicini vale più di cinquanta email.

Per coprire un'intera zona invece di pochi comuni, il nostro servizio Campagna Geo permette di inviare la proposta ai comuni di un raggio scelto con un monitoraggio delle risposte, e la nostra metodologia spiega come i contatti sono costituiti e verificati.